Dalam dunia event modern, baik yang bersifat corporate, komunitas, maupun entertainment engagement menjadi indikator utama kesuksesan. Event yang menarik bukan hanya berlangsung ramai di hari-H, tetapi mampu menciptakan interaksi yang kuat sebelum acara dimulai serta menjaga hubungan setelah acara berakhir. Strategi inilah yang dikenal dengan Pre-Event Engagement dan Post-Event Engagement.
Pendekatan komprehensif ini terbukti meningkatkan tingkat pendaftaran, kehadiran, interaksi peserta, loyalitas, hingga monetisasi jangka panjang.
Artikel ini membahas konsep, pentingnya engagement, dan strategi praktis yang bisa langsung diterapkan.
- Memahami Engagement dalam Siklus Event
- Pre-Event Engagement: Tujuan dan Dampaknya
- Strategi Pre-Event Engagement yang Efektif
- 4. Post-Event Engagement: Kenapa Sama Pentingnya?
- 5. Strategi Post-Event Engagement yang Meningkatkan Retensi
- 6. Tools & Teknologi Pendukung Engagement
- 7. Checklist Engagement yang Ideal untuk Setiap Event
- Kesimpulan
Memahami Engagement dalam Siklus Event
Engagement adalah interaksi aktif antara peserta dengan penyelenggara event. Engagement dapat berupa:
- Membaca konten terkait event
- Mengikuti teaser
- Mengisi survei
- Berpartisipasi dalam komunitas
- Mengunggah konten
- Interaksi di platform event
Dalam event management, engagement dibagi menjadi tiga fase:
- Pre-Event Engagement: aktivitas interaksi sebelum acara berlangsung
- On-Site Engagement: interaksi saat acara berlangsung
- Post-Event Engagement: interaksi setelah acara selesai untuk meningkatkan retensi dan loyalitas
Fokus artikel ini adalah fase sebelum dan sesudah.
Pre-Event Engagement: Tujuan dan Dampaknya
Pre-event engagement bertujuan:
- Meningkatkan awareness dan antusiasme
- Mengedukasi peserta mengenai agenda atau value event
- Mengumpulkan data insight untuk penyempurnaan acara
- Mendorong registrasi dan kehadiran
- Memperkuat branding event
Semakin tinggi engagement sebelum acara, semakin besar peluang peserta hadir dan menikmati keseluruhan pengalaman.
Strategi Pre-Event Engagement yang Efektif
1. Membuat Teaser Campaign
Teaser membangun rasa penasaran. Bentuknya bisa berupa:
- Video trailer
- Countdown menarik
- “Something big is coming” announcement
- Reveal bertahap (venue, keynote speaker, special guest)
Platform: Instagram, TikTok, LinkedIn, email newsletter.
2. Personalised Email Journey
Gunakan email automation untuk membangun hubungan lebih dekat:
- Welcome email setelah registrasi
- Reminders yang berisi value, bukan hanya “ingat tanggal”
- Konten edukasi seperti artikel, video, FAQ
- Penawaran eksklusif early bird atau VIP
Personalisasi meningkatkan open rate dan mengurangi no-show.
3. Gamification Pra-Acara
Ciptakan pertandingan kecil:
- Quiz berhadiah
- Social media challenge
- Leaderboard peserta yang aktif
- Point collection untuk hadiah on-site
Tujuannya menciptakan keterlibatan emosional sejak awal.
4. Community Building
Buat ruang untuk peserta berinteraksi sebelum hari-H:
- Grup WhatsApp/Telegram
- Komunitas Discord
- Forum di platform event
Komunitas meningkatkan sense of belonging.
5. Pre-Event Webinar atau Sneak Peek Session
Sesi singkat 20–30 menit bisa meningkatkan excitement:
- Preview materi atau lineup
- Q&A dengan speaker
- Diskusi topik seputar event
Metode ini efektif untuk event pendidikan, B2B, dan konferensi.
6. Mempromosikan Konten User Generated Content (UGC)
Dorong peserta mem-posting:
- “Saya akan hadir di…”
- Cerita pengalaman sebelum event
- Konten persiapan (OOTD, perjalanan, dll.)
UGC meningkatkan reach secara organik.
7. Menggunakan Event App
Event app meningkatkan engagement dengan fitur:
- Agenda personalized
- Networking participants
- Pre-event survey
- FAQ dan maps
Platform app adalah backbone engagement modern.
4. Post-Event Engagement: Kenapa Sama Pentingnya?
Setelah event selesai, sebagian besar penyelenggara langsung berhenti berkomunikasi. Padahal momentum engagement masih sangat tinggi.
Tujuan post-event engagement:
- Membangun hubungan jangka panjang
- Mendorong peserta hadir lagi di event berikutnya
- Meningkatkan brand recall
- Mengonversi peserta menjadi member/klien komunitas
- Mengumpulkan feedback untuk pengembangan
Event bukan one-time experience—tetapi ekosistem.
5. Strategi Post-Event Engagement yang Meningkatkan Retensi
1. Thank You Campaign yang Personal
Hari pertama setelah acara, kirim:
- Email terima kasih
- Foto highlight
- Personalized appreciation (nama peserta, sesi yang diikuti)
Kesannya sederhana, tapi sangat berdampak secara emosional.
2. Sharing Recording, Materi, dan Dokumentasi
Peserta senang jika diberikan akses:
- Rekaman sesi
- Slide presentasi
- Foto-foto event
- Media publikasi
Ini memberi nilai tambah berkelanjutan.
3. Feedback Survey
Distribusikan:
- Post-event survey
- NPS (Net Promoter Score)
- Survei kepuasan sponsor dan exhibitor
Data ini penting untuk sponsor, evaluasi, dan peningkatan kualitas event.
4. Social Media Recap & UGC Amplification
Posting:
- Official aftermovie
- UGC terbaik
- Behind the scene
- Appreciation post untuk sponsor
Gunakan momentum hype pasca acara.
5. Membangun Community Lifecycle
Setelah event, ajak peserta bergabung dalam ekosistem:
- Komunitas tetap
- Grup VIP
- Langganan newsletter edukatif
- Mini event bulanan
Ini membentuk audience pool yang akan kembali ke event berikutnya.
6. Launch Early Bird untuk Event Selanjutnya
Momentum terbaik untuk menjual tiket event berikutnya adalah…
1–7 hari setelah acara.
Peserta masih hyped, dan pengalaman mereka masih hangat.
7. Post-Event Gamification
Contohnya:
- Badge untuk peserta paling aktif
- Giveaway untuk feedback terbaik
- Pengumpulan poin untuk event mendatang
Gamification membantu menjaga engagement.
8. Report & Analytics untuk Stakeholder
Kirim:
- Laporan peserta
- Aktivitas engagement
- Brand exposure
- ROI event
- Analitik perilaku peserta
Ini sangat penting untuk corporate event.
6. Tools & Teknologi Pendukung Engagement
Beberapa teknologi yang umum dipakai:
Event Apps
- Web/mobile app untuk agenda, networking, dan interaksi
- Contoh: EventX, Whova, Cvent
Email Marketing Automation
- Mailchimp
- Customer.io
- Sendinblue
Community Platform
- Discord
- Telegram
- Circle
Gamification Tools
- Gleam.io
- Kahoot
- Quizizz
Analytics Tools
- Google Analytics
- Event engagement dashboard dalam event app
- CRM tools
7. Checklist Engagement yang Ideal untuk Setiap Event
Pre-Event
- Campaign teaser
- Email automation
- Komunitas dibentuk
- Gamification berjalan
- Pre-event webinar
- Push notification di event app
- Briefing peserta & exhibitor
Post-Event
- Email terima kasih
- Aftermovie
- Foto/slide recording
- Feedback survey
- Early bird promo
- Aktivasi komunitas
- Laporan ke sponsor
Checklist ini dapat disesuaikan dengan skala event.
Kesimpulan
Pre-event dan post-event engagement merupakan strategi penting yang menentukan tingkat keberhasilan event secara menyeluruh. Jika engagement sebelum acara membangun antusiasme dan kehadiran, engagement setelah acara berfungsi mempertahankan hubungan serta menciptakan peluang untuk event berikutnya. Dengan kombinasi strategi seperti email marketing, gamification, komunitas, konten UGC, document sharing, hingga early bird launch, penyelenggara bisa memperpanjang umur event dari sekadar hari-H menjadi ekosistem jangka panjang yang menguntungkan.
